Как написать инструкцию или памятку для коллег с помощью нейросети

5 ноября 2026 г. · 3 мин чтения · Редакция Skill Unit

Рабочая инструкция или памятка нужна, чтобы новый сотрудник не спрашивал одно и то же в десятый раз. Писать её долго: автор знает процесс слишком хорошо и пропускает «очевидные» шаги. Нейросеть помогает привести заметки в порядок, но только если вы дали ей настоящие исходные данные, а не попросили «написать инструкцию по работе с клиентами».

Шаг 1. Соберите сырьё

Нейросеть не знает, как устроен ваш процесс. Выпишите всё, что знаете, как попало: что делается, в каком порядке, какие программы и кнопки, кто что подтверждает, где чаще всего ошибаются. Можно надиктовать голосом и вставить расшифровку. Не включайте персональные данные клиентов, пароли и внутренние коммерческие сведения: заменяйте их условными словами.

Шаг 2. Опишите читателя и формат

• Кто будет читать: новичок в первый день, опытный коллега из другого отдела, подрядчик.
• Где будет читаться: распечатка на столе, страница во внутренней базе, сообщение в мессенджере.
• Формат: нумерованные шаги, чек-лист или короткая памятка на одну страницу.
• Ограничения: не больше десяти шагов, без сложных терминов, у каждого шага один глагол действия.

Шаг 3. Дайте запрос по шаблону

Ты помогаешь оформить рабочую инструкцию.
Читатель: новый сотрудник отдела, без опыта.
Формат: нумерованные шаги, у каждого шага одно действие, после списка блок «Частые ошибки».
Ниже мои заметки о процессе. Используй только то, что в них есть. Если для шага не хватает данных, не придумывай, а задай мне вопрос в конце.

Заметки:
[вставьте заметки]

Фраза «используй только то, что в заметках» важна: без неё нейросеть охотно добавит правдоподобные шаги, которых в вашем процессе нет. Строка про уточняющие вопросы превращает пропуски в список того, что вам нужно дописать.

Шаг 4. Проверьте текст по трём вопросам

• Совпадает ли каждый шаг с тем, как процесс работает на самом деле? Пройдите по тексту с открытой программой или документом.
• Нет ли выдуманных названий кнопок, разделов, сроков и сумм? Всё, что нейросеть добавила от себя, сверяйте с источником.
• Понятен ли шаг человеку, который видит процесс впервые?

Шаг 5. Проверьте на живом человеке

Отдайте инструкцию коллеге, который процесс не знает, и попросите выполнить её, ничего не уточняя. Каждое место, где он остановился, это дыра в тексте. Внесите правки и при необходимости попросите нейросеть переписать только этот шаг, передав ей замечание дословно.

Пример: учебная памятка

Это учебный пример, процесс придуман. Заметки: «Приходит заявка в почту, открываем таблицу заявок, вносим дату и источник, назначаем ответственного, пишем клиенту в течение рабочего дня». Из таких заметок нейросеть соберёт пять шагов: открыть таблицу, внести дату и источник, назначить ответственного, ответить клиенту, отметить статус. А блок «Частые ошибки» вы дополните сами: забытый статус, заявка без источника, дубль строки. Нейросеть не знает, какие ошибки случаются у вас, пока вы ей не расскажете.

Типичные ошибки

• Запрос без исходных данных: получается общая инструкция «ни о чём».
• Принять текст без проверки и разослать: любая выдуманная деталь станет рабочей «правдой».
• Слишком длинная инструкция: если шагов больше десяти, разбейте на две памятки.
• Нет даты и ответственного за актуальность: через полгода процесс изменится, а текст останется старым.
• Отправка в нейросеть конфиденциальных данных.

Как сохранить результат

Запрос из шага 3 сохраните как шаблон и меняйте только заметки и читателя. Так следующая инструкция займёт минуты, а все памятки будут в одном стиле. Укажите внизу дату проверки и имя того, кто за текст отвечает.

Как формулировать запросы, проверять ответы и безопасно работать с нейросетью в повседневных задачах, разбирается в курсе «ИИ в повседневной жизни и работе» на Skill Unit: уроки короткие, с практикой и проверкой ответов.