Таблица учёта закупок для поставщика: шаблон по колонкам и как её вести

19 октября 2026 г. · 3 мин чтения · Редакция Skill Unit

Когда закупок одна-две, всё держится в голове. На десятой начинаются пропущенные сроки, забытые причины отказа от участия и споры «а почему мы тогда не пошли». Простая таблица решает это без специальных программ: достаточно Excel или Google Таблиц.

Зачем таблица

Она нужна для трёх вещей: не пропустить сроки, принимать решение «участвуем или нет» по одним и тем же критериям и копить свою статистику. Через несколько закупок видно, на каких заказчиках и в каких категориях вы выигрываете, а где постоянно упираетесь в цену или документы.

Колонки шаблона

• Номер закупки и ссылка на карточку в ЕИС.
• Заказчик и предмет закупки одной строкой.
• НМЦК (начальная цена) и срок окончания подачи заявок.
• Решение: участвуем, смотрим дальше или отказываемся.
• Причина решения: например, нет подходящего товара, жёсткие сроки, высокое обеспечение, слишком низкая цена.
• Ваш порог цены: ниже какой цены вы не опускаетесь (как его считать, разобрано в статье о пороге входа в закупку).
• Статус: готовим заявку, подана, торги, ждём итогов, контракт, закрыто.
• Результат: выиграли, проиграли, не допустили, отказались.
• Цена победителя и причина проигрыша, если проиграли.
• Следующее действие и дата, до которой оно должно быть сделано.

Учебный пример заполнения

Строка 1 (условная). Закупка с условным номером, заказчик — школа, предмет — канцелярские товары, НМЦК 300 000 ₽ (условно), подача заявок до даты из карточки. Решение: участвуем. Причина: товар есть у знакомого поставщика, срок поставки реальный. Порог: 280 000 ₽ (условно, посчитан по вашей формуле). Статус: готовим заявку.

Строка 2 (условная). Закупка оборудования с жёстким сроком поставки. Решение: отказываемся. Причина: срок меньше, чем нужно на доставку. Статус: закрыто. Такие записи важны не меньше выигранных: через месяц вы вспомните, почему отказались, и не будете возвращаться к той же закупке.

Как вести таблицу

• Заносите закупку в таблицу сразу после того, как сохранили её из поиска, а не в конце недели.
• Сортируйте по сроку подачи заявок и просматривайте таблицу в начале каждого рабочего дня.
• Решение и причину записывайте в тот же день, пока помните аргументы.
• После итогов обязательно заполняйте результат и причину проигрыша: именно эти колонки превращаются в статистику.
• Раз в месяц просматривайте таблицу целиком: какие причины отказов повторяются, какие заказчики интересны.

Частые ошибки

• Вести учёт только по выигранным закупкам и не записывать отказы.
• Не фиксировать порог цены до начала торгов и менять его по ходу.
• Не писать дату следующего действия: сроки теряются, хотя закупка была в таблице.
• Делать слишком много колонок: если заполнение занимает больше пары минут на закупку, таблицу перестанут вести.
• Хранить данные в нескольких файлах и мессенджерах без единого источника правды.
• Вносить в общую таблицу лишние персональные и коммерческие данные: достаточно номера закупки и рабочих пометок.

Что делать дальше

Создайте таблицу с этими колонками и занесите в неё три реальные закупки из ЕИС по вашей тематике, заполнив решение и причину. В курсе «Тендерный специалист» на Skill Unit работа с закупкой разобрана по шагам: от поиска и оценки до заявки и контракта, с практикой и проверкой.